适用于任务组织和调度的最佳生产力应用程序

保持在日常任务之上不应该感觉像是第二份工作。 一个好的生产力应用程序可以在几分钟内将混乱变成清晰度。

大多数人兼顾工作期限、个人差事和散布在便利贴、短信和半记得的想法中的随机提醒。 这种精神混乱每天都会花费时间和精力。

1个任务组织app,把一切都带到1处,所以你的大脑可以专心做工作,而不是想去记住。

为什么你的大脑需要外部系统#

心理学家称之为 泽加尼克效应:未完成的任务在你的脑海中挥之不去,即使你没有积极地处理这些任务,也会造成背景焦虑。 在可靠的系统中写下内容会中断该循环。

生产力研究一致表明,与那些仅依靠记忆的人相比,使用结构化任务管理器的人报告的压力水平较低,并且完成了更多计划工作。

这与意志力无关。 是卸载认知负荷,这样你的工作记忆就可以自由地解决实际问题。

上下文切换的成本#

每次你停下来检查是否忘记了什么,你就会失去注意力。 对多任务处理的研究表明它可以接管 20分钟 中断后完全恢复注意力。

集中式任务应用程序通过为您提供一个值得信赖的检查位置来减少这些中断,而不是五个不同的应用程序或笔记本电脑。

真正重要的核心功能#

并非生产力应用程序中的每个功能都会增加真正的价值。 以下是有用的工具与臃肿的工具的区别:

• 快速捕获: 添加任务需要不到 5 秒的时间
• 截止日期和提醒: 不可协商的最后期限驱动的工作
• 项目组织: 境(家庭、工作、差事)分组任务
• 重复性任务: 为习惯和常规责任
• 跨设备同步: 您的列表应该随身随地关注您
• 优先级别: 所以紧急物品不会被埋葬

App,这些应用程序会让用户过多地使用复杂的自动化、数十种设置或僵化的方法,这些应用程序通常会在几周内被放弃。 简单赢得长期采用。

比较流行的方法#

不同的应用程序遵循不同的理念。 有些反映了简单的待办事项列表,而另一些则集成了完整的项目管理结构。

方法	最好的	学习曲线
简单的清单	日常跑腿,快速提醒	低
基于项目的板	团队协作、工作项目	中等
GTD 风格的系统	工作量大,角色多重	高

没有单一的正确方法。 正确的选择取决于您的日常生活实际上有多复杂,而不是应用程序在演示视频中的外观有多令人印象深刻。

建立坚持不懈的例行公事#

下载应用程序本身不会改变任何内容。 一致使用的习惯就是产生结果的原因。

这是一个适用于大多数人的实用序列:

• 3天里捕捉每一项任务,甚至是微小的任务
• (今天、本周、某天)对它们进行审查和分类
• 每天早上设定一个固定的时间来检查您的列表—五分钟就足够了
• 通过标记已完成的项目并重新安排剩余项目来结束这一天

这个循环每天完成,可以建立对系统的信任。 一旦你信任了它,你的头脑就会停止尝试保留一切,而是开始依赖该应用程序。

避免过度规划陷阱#

一些用户陷入了不同的问题:花更多的时间组织任务而不是实际执行任务。 30分钟而不是工作,如果你发现自己重新安排列表,这是一个简化的信号。

1个好法则:如果组织比任务本身花费的时间长,你就过度设计了工作流程。

将应用程序与您的实际工作流程相匹配#

人们经常根据受欢迎程度而不是适合程度来选择生产力应用程序。 兼顾多个客户的自由职业者与学生跟踪作业或协调家庭日历的家长有不同的需求。

在使用任何工具之前,请问自己三个问题:

• 我需要与他人合作,还是严格意义上的个人合作?
• 我通常每周管理多少项任务—20 岁以下或 50 岁以上?
• 我需要日历集成吗?还是独立列表足够?

诚实回答可以防止因简单需求而采用复杂系统的常见错误,这通常会在一个月内放弃该应用程序。

自然语言输入可节省实时#

现代任务应用程序可让您在 9am" 键入类似“每月 1 日支付租金的字样,并且该应用程序会自动创建具有正确日期和时间的重复提醒。 这个小功能一年内消除了数十次手动点击。

它听起来很小,但成倍增加数百个任务,自然语言处理每年可以节省数小时的设置时间。

测量是否实际工作#

Productivity工具应该像评估任何习惯一样进行评估:按结果,而不是按屏幕看起来组织得如何。

30天一致使用后跟踪这些信号:

• 错过最后期限或忘记预约的人更少
• “记住一切”导致精神疲劳降低
• 更快的每周规划会议
• 相对于添加的任务,已完成的任务更多

如果这些都没有改善,问题通常不是应用程序本身—而是定期检查和更新的习惯。 1周开1次就算是最好的任务管理器也失败了。

小而一致的互动胜过偶尔深入的组织会议。 2分钟每天早上跑赢周日计划马拉松2小时 一周内从未维护过 -